15.10.2018      12:46:16

 

Fragen und Antworten zur Jahreshauptversammlung

Immer wieder kommt es vor, dass in der Jahreshauptversammlung plötzlich Verfahrens- oder Sachfragen auftauchen, die nicht selten zu Unstimmigkeiten führen.

Hier eine Übersicht der häufigsten Fragen – und die Antworten darauf.

Verschiebung möglich?

Die ordentliche Mitgliederversammlung müssen Sie zu den in der Vereinssatzung bestimmten Zeiten durchführen. Aus dringenden Gründen ist eine Terminverschiebung möglich, z. B. Erkrankung von Organmitgliedern und ihrer Vertreter, anderweitige Belegung des angemieteten Versammlungsraums, Verhinderung zahlreicher Mitglieder. Muss der Termin verschoben werden, müssen Sie die Mitglieder unter genauer Angabe der Gründe schriftlich informieren und den neuen Termin benennen, der möglichst nah (bis zu vier Wochen) am ursprünglichen Termin liegen sollte.

Wer wird eingeladen?

Welche Mitgliedergruppen Sie einladen, ergibt sich in der Regel aus der Satzung. Ist hier nichts geregelt, haben grundsätzlich alle Vereinsmitglieder das Recht (nicht jedoch die Pflicht), an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Also alle aktiven Mitglieder und Gäste sowie Förderund Ehrenmitglieder. Auch solche Mitglieder, deren Mitgliedschaft zwar bereits gekündigt wurde, aber noch nicht erloschen ist, dürfen teilnehmen. Gibt es Vereinsorgane, die ganz oder zum Teil mit Nichtmitgliedern besetzt sind (Fremdorganschaft), steht auch diesen ein Teilnahmerecht zu.

Minderjährige Vereinsmitglieder werden über ihre gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) eingeladen. Ausnahme: Den minderjährigen Mitgliedern ist es über ihre gesetzlichen Vertreter gestattet, die Mitgliedschaftsrechte selbst auszuüben. Ob die Jugendlichen ein Stimmrecht haben, regelt die Satzung. Die meisten Satzungen stellen auf „Volljährigkeit“ ab.

Tipp: Damit werden die Belange der Jugendlichen nicht ausreichend berücksichtigt. Verankern Sie in der Satzung eine Jugendordnung. Beispielsweise kann vorgesehen werden, dass die jugendlichen Mitglieder einen Sprecher aus ihren Reihen wählen, der Sitz und Stimme im Vorstand hat.



Was gehört in den Rechenschaftsbericht?

Der Rechenschaftsbericht versetzt die Mitgliederversammlung über die Lage des Vereins in Kenntnis. Er muss daher alles enthalten,
was sich im abgelaufenen Berichtszeitraum an wesentlichen Ereignissen ergeben hat. Ihre Aufgaben: 

  • Einnahmen und Ausgaben des Vereins zusammenfassen und mit Belegen dokumentieren
  • Vermögenssituation des Vereins darstellen
  • Übersicht über den Mitgliederbestand geben
  • über Aufnahme neuer Mitglieder berichten
  • Beendigung von Mitgliedschaften (bei außergewöhnlichem Mitgliederschwund ist ggf. auch über die Gründe zu berichten) mitteilen
  • zu erwartende Ausgaben und Einnahmen bekannt geben

Ihnen steht als Vereinsvorstand bei wirtschaftlich bedeutsamen Vorgängen kein Auskunftsverweigerungsrecht zu. Jedes Ihrer an der Versammlung teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder hat das Recht, Sie über die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse im Verein zu befragen. Die einzelnen Mitglieder sind auch berechtigt, Fragen zu vorgelegten Berichten zu stellen oder um die Erläuterung von Vorgängen zu bitten.


Recht zur Antragstellung?

Sachanträge der Vereinsmitglieder sind in der Mitgliederversammlung nur zulässig, wenn sie einen konkreten Bezug zum aktuellen Tagesordnungspunkt haben. Ist ein solcher Zusammenhang für den Versammlungsleiter nicht erkennbar, braucht der Antrag nicht zur Abstimmung zugelassen zu werden. Ausnahme: Möchte das Mitglied mit seinem Antrag eine Änderung der bestehenden Verfahrens-ordnung erreichen, ist der Antrag zuzulassen. Der Versammlungsleiter muss unmittelbar darüber abstimmen lassen. Beispiel: Ein Mitglied möchte darüber abstimmen lassen, die Reihenfolge der zu behandelnden Tagesordnungspunkte zu ändern oder dass in geheimer statt in offener Abstimmung abgestimmt wird.

 

Die Entlastung des Vereinsvorstands

Die Entlastung des Vorstandes bedeutet, dass die Mitgliederversammlung die Arbeit des Vorstandes in der letzten Amtsperiode billigt
und ihm das Vertrauen ausspricht. Dadurch können keine Schadensersatzansprüche mehr an die Vorstandsmitglieder selbst gestellt werden. Da dem Vorstand bescheinigt wird, ordnungsgemäß und im Sinne des Vereins gehandelt zu haben, ist nun der Verein verantwortlich.

Eine rechtliche Grundlage, die speziell die Entlastung in Vereinen thematisiert, gibt es nicht. Allerdings werden die Bestimmungen aus dem GmbH-Recht für die Vereine herangezogen. Den genauen Ablauf regelt die Satzung des Vereins. Üblich ist aber, dass der Vorstand entlastet wird und die Mitgliederversammlung das entlastende Organ ist. In der entsprechenden Abstimmung hat das betroffene Mitglied (bzw. die betroffenen Mitglieder) kein Stimmrecht. Außerdem muss die Entlastung als Tagesordnungspunkt angekündigt sein, ansonsten ist sie nicht wirksam.

Zwei Bedingungen müssen  für eine Entlastung gegeben sein: Zunächst muss der Vorstand die Vereinsgeschäfte ordnungsgemäß geführt haben und allen Pflichten nachgegangen sein. Liegen Fehler vor, hat der Vorstand also Verantwortung für eine Schädigung des Vereins, kann keine Entlastung ausgesprochen werden. Zweitens müssen alle relevanten Dokumente geprüft werden. Diese sollten vollständig und wahrheitsgemäß Aussagen machen zu allen Tätigkeiten des Vorstandes. Eine Entlastung ist nur wirksam in Bezug auf Handlungen, über die die Mitglieder-versammlung Kenntnis hatte. Tauchen nach einer Entlastung neue Informationen auf, können Ansprüche geltend gemacht werden in Bezug auf die Handlungen, von denen nun Informationen vorliegen. Der Vorstand hat übrigens generell keinen Anspruch auf eine Entlastung, sie kann nicht eingeklagt werden.

Für eine abgelehnte Entlastung muss die Mitgliederversammlung Gründe haben. Grundlos eine Entlastung zu verweigern ist ein Verstoß gegen das Gesetz. Die Entscheidung gegen die Entlastung bedeutet zunächst einmal nur, dass die Option auf Regressansprüche offen gehalten wird. Der Vorstand kann dennoch wieder gewählt werden. Allerdings muss die Entlastung irgendwann erteilt oder gegen den Vorstand geklagt werden, und zwar aus dem Grund, aus dem man die Entlastung nicht erteilt hat.

Eine weitere Möglichkeit ist die beschränkte Entlastung. Bei dieser wird dem Vorstand keine generelle Entlastung für die gesamte Amtszeit erteilt, sondern nur für einzelne Aktivitäten, Zeitabschnitte oder auch nur einem bestimmten Mitglied des Vorstandes. 

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Kassenprüfer

Die Kassenprüfung ist gesetzlich nicht vorgesehen

Durch die Überprüfung des Wirtschafts- und Zahlungsverkehrs werden die Integrität des Vereins und das Vertrauen
der Mitglieder in ihren Vorstand gewährleistet. Deshalb empfiehlt es sich auch, in die Satzung Regelungen zur
Kassenprüfung aufzunehmen. Zwingend erforderlich ist das aber nicht. Als Kassenprüfer kommen qualifizierte Mit-
glieder in Betracht, die kein Vorstandsamt bekleiden und auch keinem anderen, zu kontrollierendem Organ des
Vereins angehören. Um Ihre Aufgaben zu erfüllen, sind die Kassenprüfer berechtigt, in alle Geschäftsunterlagen
des Vereins Einsicht zu nehmen. Sie haben außerdem ein umfassendes Auskunfts- und Informationsrecht.

Konkret haben die Kassenprüfer folgende Aufgaben:

  • Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege
     
  • Prüfung der Kosten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden
     
  • Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind
     
  • Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
     
  • Prüfung des Vereinsvermögens
     
  • Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften.

Der Bericht der Kassenprüfer ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands und gegebenenfalls anderer Organe des
Vereins. Elementare Pflicht der Kassenprüfer ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten
bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Die Kassenprüfer haben alles zu unterlassen, was die
Vereinsmitglieder schädigen könnte.
 

 

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